En el contexto actual, en que la pandemia de la COVID-19 ha cambiado el mundo económico, las conferencias telefónicas y videoconferencias son cada vez más frecuentes, debido a las limitaciones en el contacto y los viajes - especialmente en los trabajos a través de pantallas. Nuestros hábitos de trabajo han tenido que adaptarse en gran medida a este proceso de transformación; muchas personas ya estaban familiarizadas desde hace tiempo con esta forma de comunicación, dentro y fuera de la propia empresa, porque hasta ahora no les parecía tampoco conveniente un encuentro personal frecuente de los participantes en la reunión.
En las reuniones internacionales, es frecuente que los participantes no hablen el mismo idioma. Cuando se utiliza una comunicación de voz o de audio y vídeo con base técnica, el factor de comprensión muy útil, como es el "cara a cara" está muy limitado o totalmente ausente, por lo que suele ser complicado organizar una reunión en diferentes idiomas o incluso ser causa de errores molestos.
Con frecuencia, para poder mantener una conferencia telefónica o videoconferencia sólida y, por lo tanto, satisfactoria en diferentes idiomas es imprescindible el soporte de un intérprete, para que el flujo de información recíproco satisfaga las expectativas de los participantes y sea útil para su empresa. Para ello es imprescindible cumplir unas reglas específicas.
Recomendaciones para organizar una reunión online multilingüe efectiva
- En primer lugar, el organizador de una conferencia telefónica o videoconferencia debe fijar los idiomas fuente y destino.
- Además, es recomendable confeccionar un orden del día o agenda lo más detallado posible para el personal apropiado y la intervención satisfactoria de un intérprete (especializado).
- Naturalmente, es necesaria puntualidad. Para ello se envía a los participantes un correo electrónico informando sobre la fecha y la hora del evento y en el que se requiere la confirmación de la participación. Además, si se celebra una videoconferencia, debe enviarse a cada participante un enlace de conexión a la URL o de participación.
- Como requisito fundamental para la calidad del servicio, facilitamos salas de conferencias virtuales propias para la interpretación telefónica. Para las videoconferencias utilizamos los medios de dos proveedores líderes del mercado en este campo: Zoom y Microsoft Teams.
- Ocasionalmente, en una reunión online con intérprete pueden producirse déficits de atención y/o indisciplinas por parte de los participantes. Por ello, la moderación de todos los eventos requiere una cierta autoridad para imponer las reglas necesarias y, con ello, asegurar el desarrollo reglamentario de la conferencia. En este caso, el moderador nombrado asume funciones de "árbitro" durante la discusión para asegurar la coherencia.
Otros criterios para mantener conferencias online satisfactorias
Por motivos técnicos y económicos, la interpretación simultánea es cada vez menos apropiada para reuniones en grupos pequeños. Sin embargo, ha demostrado ser muy eficaz para las conferencias (online) grandes y asegura un desarrollo de las negociaciones con la profesionalidad necesaria.
Estos grandes eventos son estructuralmente digitales, ya que no se produce un encuentro directo de los participantes, a pesar de que implica unos costes considerables, especialmente a nivel de dedicación de personal y de realización técnica. Por este motivo, una reunión (online) de este tipo debería organizarse de modo que el intérprete consecutivo tuviese tiempo suficiente para traducir el contenido de la conversación correctamente y con precisión. Por lo demás, se recomienda no hacer frases demasiado largas, para facilitar la traducción, y no hacer comentarios paralelos para garantizar la comprensión de todos los participantes. Para que la reunión pueda desarrollarse productivamente, debe respetarse el tiempo de intervención concedido a cada interviniente. Por ejemplo, si los participantes se interrumpen reiteradamente, la interpretación pierde rápidamente transparencia y, por ello, eficiencia.
Además, es recomendable recordar a los participantes, al final de la reunión, los puntos más importantes que se han tratado y resumir los acuerdos tomados, así como las ideas abordadas, para que todos los participantes las tengan presentes a partir de ese momento respecto a los resultados.
Si se solicita y después de obtener la aprobación de los participantes, la reunión (online) puede grabarse y fijarse por escrito, cumpliendo estrictamente las normas de confidencialidad.
Si sigues estos principios, podrás organizar tus reuniones online de forma todavía más productiva.
Podrás obtener más información sobre la interpretación telefónica o por videoconferencia enviándonos un correo electrónico y/o en https://traduphone.com/